Saneamento de cadastro, a missão.
Com advento do Sistema Público de Escrituração (Sped), os cadastros de uma empresa precisam, mais do que nunca, estar atualizados e precisos.
Para atender à demanda, surge uma atividade que deve fazer parte constante do processo comercial. O saneamento de cadastros abrange a atualização e complementação dos dados nos sistemas, visando atender a aspectos do negócio, fiscal, tributário e contábil.
A atualização dos cadastros sempre esteve relacionada às exigências legais, já que a legislação brasileira determina checagem prévia no fisco da habilitação de fornecedor ou do cliente para realização de transação comercial, assim como da classificação fiscal do produto.
Contudo, na prática, isto não ocorria regularmente e a fiscalização dificilmente detectava irregularidades por questões operacionais. Agora, a informatização torna mais provável que uma operação comercial ilegal devido a alguma irregularidade entre as partes seja autuada.
Há, ainda, a possibilidade de inconformidades serem barradas pelos programas validadores e impedirem o envio das obrigações do Sped. Cadastros incompletos ou desatualizados podem causar retrabalhos no setor de faturamento, com a denegação de NT-e, como já acontece em São Paulo.
Além das implicações legais, a empresa tem mais a ganhar: a atualização dos dados cadastrais, sejam eles de ordem fiscal, sejam de relacionamento com clientes e fornecedores, favorece tanto a boa gestão como a área comercial e pode se refletir em vantagem competitiva, ajudando na conquista de um melhor posicionamento no mercado.
Na prática: profissionalismo e tecnologia
Uma vez realizado o saneamento inicial, os especialistas recomendam que os dados sejam verificados com frequência mínima mensal. Em outras palavras, é um ciclo, pois as informações alteram-se constantemente nos diversos órgãos, como Receita Federal, prefeitura, Estado, Sintegra, ANVISA, etc. Os dados sobre os estabelecimentos estão disponíveis gratuitamente nos sites da Receita e das secretarias da Fazenda.
Para implementação de uma política eficaz de manutenção é necessária, antes de tudo, a consciência plena da importância do procedimento. Deve-se, então, criar novos processos de alimentação e atualização das informações.
A tecnologia é essencial, assim como a capacitação dos profissionais, que devem embutir esta cultura às suas atividades. Ao cadastrar um produto, o responsável deve ficar atento, por exemplo, aos novos campos criados para o projeto Sped (NF-e) e aos já existentes em seu sistema que eram menosprezados.
As soluções tecnológicas hoje disponíveis podem incluir entre as funcionalidades até mesmo a pesqui9sa automatizada e integrada aos demais sistemas da empresa.
A busca por um sistema ou empresa de tecnologia, deve inclusive, contar com apoio dos contabilistas, para que seja escolhida a melhor solução de acordo com as necessidades do empreendimento.
